Más allá de la inscripción: factores que debe considerar una universidad para mantener las cifras de su población estudiantil

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Para una institución educativa el poder asegurar la inscripción de nuevos estudiantes es una tarea de gran mérito. Ya sea gracias a un nuevo enfoque publicitario o el ofrecimiento de ventajas que satisfagan las necesidades inmediatas del estudiante, el aumentar la matrícula aún requiere de gran esfuerzo por parte de las oficinas de comunicaciones e informes.

Pese a ello, un factor como el índice de deserción estudiantil tras el primer semestre sigue siendo uno de los grandes problemas de las universidades. Aún cuando se registre un aumento de ingresos al inicio del primer periodo, tras los primeros meses es posible que el 35% de estudiantes se den de baja temporal o permanente.

Este fenómeno, desgraciadamente, no sólo compromete la mejora de dicha institución ante la falta de un capital constante –tanto en la cancelación de remodelaciones en sus instalaciones como en la postergación de los programas de capacitación de su profesorado –, sino que limita su presencia dentro de la oferta académica general.

Por ello, en Consultoría para Colegios, retomando una reciente investigación que generó PrettyGreen en materia de canales de comunicación con los jóvenes universitarios, te presentamos las consideraciones que debes de tomar para reducir, e incluso evitar, la peédida de estudiantes de forma tan temprana:

  1. La inscripción no es una victoria inamovible:

Muchas instituciones, incluso las que son respaldadas por varios años de experiencia en el rubro, cometen el error de romper la comunicación directa con el estudiante tras la semana de inducción. Al culminar el periodo de inscripciones, los departamentos de promoción y comunicaciones consideran que su labor está finalizada.

No obstante, está comprobado que la falta de esta atención personalizada en la psique del estudiante, la cual cumplió un papel clave en la elección universitaria, puede orillar a que el nuevo miembro del cuerpo estudiantil perciba este “silencio” natural como una falta de interés en su permanencia y decida desertar.

A través de perfiles de personalidad, identifica al sector estudiantil más propenso a dejar la institución y prolonga el canal de comunicación para que se sienta un elemento importante. La construcción de lealtad en los estudiantes es difícil, pero con el enfoque adecuado no es imposible.

  1. Mantén a tu universidad activa dentro de sus intereses:

A mitad del semestre el caer en una rutina es casi imposible de evitar: la primera impresión de lo novedoso que resulta la educación universitaria, así como la libertad de elegir las actividades extracurriculares, se desvanece a mediados del semestre y el estudiante es más propenso a enfocarse en lo negativo.

Para evitar esta conducta, origina eventos internos que subsanen esta falta de actividades fuera de lo programado para preservar el sentido de constante cambio mientras el estudiante se adapta del todo a su nuevo entorno. Opciones como festivales, torneos deportivos o muestras culturales en las inmediaciones de la universidad permitirán enriquecer la imagen del colegio como una fuente interminable de conocimiento y nuevas experiencias.

  1. Superar los periodos vacacionales:

En más de una ocasión los primeros meses de asueto entre semestres pueden desgastar la recién formada relación entre universidad-universitario: el asombro de una nueva etapa se disipa y los intereses en el adolescente pueden cambiar drásticamente.

En la mayoría de los casos esto tiende a ser una respuesta pasajera en el proceso de ajuste de cada estudiante, pero para evitar cualquier contratiempo fruto de un carácter impulsivo, se recomienda a la universidad mantenerse presente en la vida de cada individuo aún en vacaciones. Claro está que este contacto debe de ser programado como algo espaciado con el fin de evitar una comunicación que pueda interpretarse como agresiva o, en dado caso, desesperada.

El elegir el recordatorio de actividades futuras o fechas importantes en el calendario escolar es ideal para mantenerse en el mapa de intereses de los estudiantes de nuevo ingreso; permitiendo que la baja voluntaria de estudiantes sea un problema controlable.

Te sugerimos contemplar este trio de puntos en tus futuras planeaciones, los adecues a los procesos que ya tengas instaurados en tu equipo de trabajo y permitas que tu matrícula de ingreso no sólo sea una cifra que cumpla expectativas de inicio de cursos; sino que represente a tu universidad como una empresa preocupada por el bienestar de sus alumnos y capaz de responder a sus necesidades a corto y largo plazo.

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El sistema de inscripciones de la Universidad de Maine: un ejemplo de cómo obtener un incremento significativo

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En los último 12 años, los siente campus que conforman el Sistema de la Universidad de Maine (SUM) se han enfrentado a una alta deserción de sus inscritos durante el primer periodo. Pero en el último año el SUM ha reportado un incremento de 1.6% sobre el periodo pasado, contando con 29,465 nuevos estudiantes inscritos que han superado el obstáculo del primer semestre y continúan con su educación universitaria.

Dan Demeritt, portavoz de SUM, menciona que este cambio en el panorama de la universidad respecto al sistema de inscripciones no es gratuito: “Esto refleja el trabajo que las universidades de Maine está efectuando para mantenerse costeables y extender sus fechas de ingreso”.

Cabe destacar que el sistema universitario ha tenido problemas con mantener programas de alta calidad en el pasado, menciona Demeritt, y por ello ha montado una agresiva campaña de mercadeo para atraer a más estudiantes a los varios campos de estudio que ofrece cada una de sus instalaciones.

“Puedes notar que hemos dedicado muchos esfuerzos a la mejora de nuestras universidades”, aclara. “Hemos tomado decisiones difíciles, pero que siguen una estrategia para posicionar a nuestras universidades como una opción sólida y abierta al diálogo. Todo, en realidad, se trata de servir a Maine y asistir a la comunidad en los retos laborales y demográficos que enfrenta; ante lo cual estamos percibiendo resultados reales al recibir atención en nuestros programas universitarios más allá de nuestras fronteras estatales. Estamos haciendo un mejor trabajo al apoyar a nuestros estudiantes y eso nos está colocando en una posición de peso para invertir en el futuro, permitiéndonos ser de gran ayuda al avance de Maine.”

Demeritt declara que parte del aumento de la población estudiantil es atribuible a los esfuerzos del sistema para atraer estudiantes fuera del estado, los cuales actualmente ya conforman el 9% del porcentaje de estudiantes. Eso es un 32% de incremento en comparación con la matrícula de hace 4 años.

Y añade que, ante el índice de edad demográfico, los empleados de Maine encontrarán agradable el encontrar estudiantes jóvenes a lo largo de los siguientes cuatro años dentro de la comunidad.

“Nosotros perderemos muchos individuos de nuestra fuerza de trabajo a través del retiro en los años subsecuentes por lo cual necesitamos que nuevas personas vengan a Maine, se eduquen aquí y, con suerte, se instalen como residentes como suele suceder en estos casos” explica Demeritt.

Por último cita el programa educativo universitario que se ofrece a los estudiantes de preparatoria en UMaine Fort Kent como otro de los factores que han permitido el aumento de inscripciones en los campus del estado.

Ante las palabras de este portavoz se nos presenta la opción de considerar un enfoque “agresivo” dentro de la publicidad de nuestra institución si la situación lo amerita; siendo de especial importancia sustentar la campaña en proyectos reales y mejoras al sistema interno. La exposición constante no sólo permite hacer presente nuestra empresa educativa, sino que la enriquece en el inconsciente social con el fin de convertirla en un referente cultural en el futuro.

Comparte esta información con tu equipo de Marketing o contrata una agencia especializada para que tu institución logre el aumento de inscripciones deseado.

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4 propuestas para hacer de tu universidad una opción real para futuros estudiantes

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Por Jo Hudson

Cada año, entre Mayo y Julio, se abre una ventana de oportunidad para llamar la atención de los futuros universitarios. ¿Pero realmente es ideal abrir un canal de comunicación activo de forma tan temprana? La respuesta en este caso es un sí.

Gracias a instituciones de investigación como PrettyGreen –empresa enfocada en el manejo de marcas desde un enfoque experimental y de renovación de contenido en E.U.A. –se dio una investigación cualitativa anual en 100 estudiantes alrededor del país. A través de la conversación, video diarios, fotos y cuestionarios, los reclutados documentaron un año de su vida universitaria, resultando en datos significativos que cualquier universidad puede encontrar valiosos si busca conectar con ellos.

Por supuesto que el sistema educativo en Estados Unidos de América responde a un panorama totalmente diferente del nacional; pero no podemos dejar pasar la oportunidad de analizar sus hallazgos, probarlos en un modelo hipotético y comprobar que es lo que resultaría efectivo en nuestro propio contexto antes de llevarlo a cabo.

Ante esto, te presentamos los puntos clave que encontramos dentro de esta investigación que consideramos son aplicables al entorno estudiantil en México:

a)    Piensa por adelantado:

La mayoría de las Universidades no establecen un contacto personalizado hasta que este se presenta en las inmediaciones de la institución, pero en realidad este lapso previo es una gran oportunidad: justamente en estos meses es cuando los estudiantes recién graduados de preparatoria están considerando a que institución elegir para convertirse en adultos independientes. La publicidad, en este caso, será tu mejor aliada para obtener el primer contacto.

b)   Mantén las opciones abiertas:

Tras este primer contacto con el posible aspirante, y tras un lapso razonable de tiempo si él no se ha mantenido en contacto, nunca está de más un primer recordatorio de que la institución se encuentra interesada en su solicitud. Ya sea a través de una llamada o un correo ofrece alguna facilidad para apoyar a su decisión. Procurar un lenguaje de aproximación en lugar de uno neutro ayudará a obtener mejores resultados en este punto.

c)    Dales espacio para considerar:

Las virtudes de una publicidad agresiva no son desconocidas para el área de mercadeo de ninguna institución; pero en estos casos menos es más. Hacerse presente en los círculos sociales de nuestro público meta no tiene por qué violentar visualmente a través de aproximaciones extravagantes y slogans demasiado ostentosos: una presencia discreta pero firme puede ser la mejor carta de presentación.

d)   Enfócate en tus fortalezas en su justa medida:

La hipérboles en el discurso en un recurso muy útil en la publicidad, ¿pero hasta qué punto esta herramienta no se vuelve perjudicial? Procura exponer las virtudes de tu institución de una forma equilibrada; ya sean promociones, oferta académica especializada o instalaciones renovadas, evita el exceso en tu carta de presentación. En más de una ocasión el discurso de inducción, por deslumbrar a su público, agota los recursos que le pueden dar mayor profundidad como empresa educativa.

Aplica estos consejos en tus proyecciones publicitarias, considera las opciones de tu equipo de mercadeo o contrata los servicios de una agencia profesional y haz la elección más acertada para las necesidades de tu institución educativa. La innovación no es la destrucción de los modelos anteriores, sino la capacidad de adecuarlos al mercado que está evolucionando.

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